Am 29. Oktober empfing das Team des NAKO Studienzentrums Berlin-Süd/Brandenburg am DIfE drei Kolleginnen des Zentralen Qualitätsmanagements aus der NAKO-Geschäftsstelle. Ziel des Besuchs war es, einen Einblick in die Prozesse des Teilnehmenden- und Datenmanagements zu erhalten, sich mit den Mitarbeitenden auszutauschen und den neuen Standort des Studienzentrums zu besichtigen.
Von der Theorie in die Praxis
Dr. Sabrina Schmitt und ihre Kolleginnen Tamara Spingler und Signe Schönborn verstärken seit Beginn des Jahres das Zentrale Qualitätsmanagement (ZQM) der NAKO Gesundheitsstudie. Pünktlich zum Start der dritten NAKO-Untersuchungswelle im Mai diesen Jahres und den damit verbundenen Umstrukturierungen haben sie sich intensiv in die Theorie der qualitätssichernden Prozesse eingearbeitet, bevor es nun an der Zeit war, einen Einblick in die Praxis zu bekommen. Nach ihrem ersten Besuch am NAKO Studienzentrum in Mannheim, wo sie die praktischen Arbeitsabläufe der verschiedenen NAKO-Untersuchungen und der Verarbeitung der Bioproben kennenlernten, stand nun das NAKO Studienzentrum Berlin-Süd/Brandenburg auf dem Programm.
Einblicke in das Teilnehmenden- und Datenmanagement
Um einen Eindruck über den Arbeitsalltag des Teilnehmenden- und Datenmanagements zu erhalten, haben sie Christina Richter, Kontakterin im Studienzentrum, sowie dem Datenmanager und IT-Beauftragten Robert Otto über die Schulter geschaut. Zu deren täglichen Aufgaben gehören u. a. Telefonate für Rückfragen, Hilfestellungen und Terminvereinbarungen, der Versand von Erinnerungsschreiben und Fragebögen sowie die Bearbeitung und Dokumentation zurückgesendeter Fragebögen. Aber auch neuere Aufgaben, wie die Verifizierung von Krankheitsdiagnosen bei den Hausärzten der Teilnehmenden, gehören zu ihrem Arbeitsalltag.
Das vom DIfE betriebene Studienzentrum hat zwischen 2014 und 2019 zehntausend Männer und Frauen untersucht, die auch nach der Erstuntersuchung in regelmäßigen Abständen an Befragungen teilnehmen. Alle vier bis fünf Jahre wird ihnen das umfangreiche Untersuchungsprogramm der NAKO Gesundheitsstudie angeboten, das auch MRT-Untersuchungen und Orale Glukose-Toleranz-Tests beinhalten kann. „In der aktuellen dritten Untersuchungswelle rechnen wir bis April 2028 mit der Teilnahme von mindestens 4.250 Personen. Ein Untersuchungstermin dauert circa 4 Stunden. Zusätzlich können unsere routinierten Kontakterinnen und unser Datenmanager aber alleine für die Vereinbarung einzelner Untersuchungstermine mit allen Vor- und Nachbereitungen schon mal bis zu zwei Stunden beschäftigt sein“, berichtet Dr. Sylvia Gastell, Leiterin des NAKO Studienzentrums am DIfE.
Beeindruckende Komplexität
Jeder dieser Prozesse wird mithilfe verschiedener datenschutzkonformer Software- und IT-Systeme detailliert protokolliert und dokumentiert. Zudem muss jederzeit die Kommunikation und der Datentransfer zwischen dem NAKO Studienzentrum Berlin-Süd/Brandenburg, der Treuhandstelle und dem Zentralen Datenmanagement der NAKO Gesundheitsstudie sichergestellt sein.
„Die Komplexität dieser Aufgabe und das eingespielte Team haben uns besonders beeindruckt. Die Kontakter-Teams in den Studienzentren sind essentiell. Sie sorgen letztendlich dafür, dass die Probandinnen und Probanden überhaupt in die Studienzentren kommen, sich untersuchen lassen und damit das Ziel der NAKO Gesundheitsstudie unterstützen“, fasst Dr. Sabrina Schmitt, Leiterin des Zentralen Qualitätsmanagements der NAKO Gesundheitsstudie ihre Eindrücke zusammen.
Die gewonnenen Erkenntnisse werden auch in die so genannten „Site visits“ einfließen, welche das ZQM-Team einmal jährlich in jedem der 18 NAKO-Studienzentren durchführt. So prüft es die Qualität der Prozesse in allen NAKO Studienzentren und stellt damit die standardisierte Durchführung der Studie sicher. Zudem steht Sylvia Gastell auch in ihrer Funktion als Sprecherin der NAKO Studienzentren den Kolleginnen des Qualitätsmanagements jederzeit beratend zur Seite. „Das Teilnehmenden-Management und die kontinuierliche Optimierung der Rekrutierungsprozesse liegen mir besonders am Herzen. Der Austausch mit den Heidelberger Kolleginnen war für beide Seiten sehr interessant und ich freue mich, dass wir heute einen umfassenden Einblick geben konnten“, resümiert Gastell den Besuch.
Zum Beitrag auf der Webseite des Deutschen Instituts für Ernähungsforschung Potsdam-Rehbrücke (DIfE)